Jaga Memori Organisasi, BPBD Babel Gencarkan Gerakan Menata Arsip (GEMAR) Demi Wujudkan Reformasi Birokrasi dan Kesiapsiagaan yang berkualitas

PANGKALPINANG (1 Juni 2026) – Tertib administrasi dan tata kelola dokumentasi yang prima merupakan fondasi utama dalam mendukung kinerja pemerintahan yang transparan dan akuntabel. Menyadari krusialnya peran tersebut, Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kepulauan Bangka Belitung bergerak nyata dengan membentuk Tim GEMAR (Gerakan Menata Arsip). Upaya Nyata Budi Utama dan Sinergi Kuat Tim GEMAR

Langkah strategis ini telah diinisiasi sejak Desember 2025 di bawah komando langsung Kepala Pelaksana BPBD Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, Bapak Budi Utama, S.STP., M.Si.. Bagi beliau, pengelolaan kearsipan bukanlah sekadar urusan administratif biasa, melainkan sebuah kebutuhan dasar instansi yang sangat vital.

"Menata arsip adalah kebutuhan dasar sebuah organisasi ataupun instansi. Saat arsip hilang, maka aset pun bisa ikut hilang. Sebaliknya, sejarah suatu bangsa dan organisasi akan tertata dengan rapi apabila didukung oleh tata kelola data serta berkas yang rapi pula," tegas Budi Utama mendasari pembentukan Tim GEMAR.

Komitmen kuat dari pimpinan ini disambut dengan penuh semangat oleh seluruh jajaran BPBD Babel. Tim GEMAR diperkuat oleh kolaborasi solid para staf di setiap bidang yang bertugas secara aktif menyusun, merapikan, dan menata arsip di lingkungan kerja masing-masing. Sinergi dinamis ini dibentuk dengan tujuan besar: menjamin ketersediaan informasi, menjaga keamanan serta keutuhan arsip, meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja, memenuhi kewajiban hukum, sekaligus melestarikan memori kolektif organisasi dan sejarah bangsa.

Penuhi Indikator Penilaian dan Raih Apresiasi Positif

Perlu diketahui bahwa penataan arsip ini juga menjadi bagian penting dari kriteria indikator Penilaian Penerapan Reformasi Birokrasi (PPRB) yang wajib dipenuhi oleh setiap instansi pemerintah. Pada poin indeks pengawasan kearsipan, terdapat 6 sub-indikator utama yang menjadi fokus pembenahan, yaitu:

* Penciptaan arsip

* Penggunaan arsip

* Pemeliharaan arsip

* Penyusutan arsip

* Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan

* Sarana dan prasarana kearsipan

Untuk mendukung totalitas kerja Tim GEMAR, BPBD Provinsi Kepulauan Bangka Belitung telah menyiapkan fasilitas penunjang yang representatif, mulai dari penyediaan rak arsip yang memadai hingga pengoptimalan fungsi record center.

Kerja keras dan langkah nyata ini pun membuahkan hasil positif. Berdasarkan penilaian langsung oleh Tim Pengawasan Internal Pengelolaan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, BPBD Babel dinilai berhasil menunjukkan peningkatan signifikan di beberapa aspek. Kemajuan tersebut terlihat jelas pada pengelolaan arsip elektronik melalui aplikasi SRIKANDI, pengelolaan arsip konvensional, serta peningkatan kualitas SDM kearsipan yang didukung penuh oleh kelengkapan sarana dan prasarana.

Apresiasi tinggi turut disampaikan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Daerah, Ibu Desi Sinorita, S.Kom.

"Kami sangat berterima kasih kepada Kepala Pelaksana BPBD dan Tim GEMAR atas semangat, kerja sama, serta segala upaya nyata yang telah dilakukan. Pengelolaan arsip di BPBD telah berhasil dengan baik dan memberikan kontribusi positif dalam meningkatkan nilai kearsipan di Provinsi Kepulauan Bangka Belitung," ungkap Ibu Desi Sinorita.

Keberhasilan ini membawa harapan besar agar gerakan penataan data kebencanaan ini dapat terus berjalan secara berkesinambungan. Dengan demikian, ke depan, seluruh kebutuhan data penunjang maupun informasi kebencanaan dapat diakses dengan cepat, mudah, akurat, dan konsekuen tanpa hambatan teknis.

Catatan Penutup dan Pesan Semangat untuk Kemajuan Arsip BPBD

Keberhasilan awal yang diraih oleh Tim GEMAR ini harus menjadi pemantik api semangat yang tidak boleh padam. Mari kita jadikan momentum ini sebagai pengingat bersama bahwa penataan arsip bukanlah sebuah program kerja temporer, melainkan sebuah budaya kerja yang berkelanjutan dan harus terus dirawat. Kerapian administrasi hari ini adalah kunci kecepatan bertindak di masa depan.

Sebab sejatinya, kesiapsiagaan bencana tidak hanya dimulai dari pergerakan di lapangan, melainkan berakar dari tertibnya administrasi dan dokumentasi yang kita kelola. Melalui gerakan menata arsip ini, BPBD Provinsi Kepulauan Bangka Belitung berkomitmen untuk terus merawat memori kolektif, memperkuat mutu pelayanan, dan membangun fondasi organisasi yang kokoh demi mewujudkan Bangka Belitung yang tangguh, siap, dan selamat!

Arsip Hilang , Aset Melayang